Politique de confidentialité

Politique de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels
du Syndicat des Métallos
(« Politique de confidentialité »)

1-Introduction

La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels. Elle doit être lue de pair avec la Politique de confidentialité – site Web que vous trouverez sur notre site Web;

Dans le cadre de nos activités et/ou de nos mandats, nous collectons, utilisons et traitons des renseignements aux fins de réaliser nos prestations de services. La confidentialité est importante pour nous, il s’agit d’un élément essentiel de nos relations avec nos salariés, nos membres et nos partenaires. Nous respectons les normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, et tout particulièrement à l’égard des renseignements personnels.

En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne, par téléphone, durant une conférence virtuelle, ou par tout autre moyen), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans cette Politique de confidentialité, et vous autorisez le Syndicat des Métallos, ses représentants et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Cette Politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur notre site Web. Le Syndicat des Métallos n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

2-Nos objectifs et types de renseignements personnels que nous collectons

Le Syndicat des Métallos est une association de salariés au sens du Code du travail et du Code canadien du travail ayant comme principale activité la représentation de leurs membres dans le cadre de leurs relations d’emploi, la promotion des intérêts professionnels de ses membres ainsi que la promotion sociale, économique, culturelle et politique des travailleurs et travailleurs du Québec.

Notre organisation est responsable du traitement de vos renseignements personnels conformément à la législation et aux normes réglementaires qui s’appliquent à la province de Québec.

Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de notre prestation de services et de nos activités, notamment :

un nom complet;
des coordonnées, comme une adresse postale, une adresse courriel et un numéro de téléphone;
un numéro de section locale;
des renseignements financiers, notamment, mais non limitativement, à des informations provenant d’institutions financières ou d’autorités gouvernementales, ou encore tel que des informations relatives à un compte bancaire ou à des données de paiement;
des renseignements fournis par nos membres ou pour le compte de ceux-ci et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des renseignements personnels sensibles, dont notamment, mais non limitativement, les dossiers médicaux;
des renseignements liés au recrutement d’employés comme votre curriculum vitae, vos études, votre parcours professionnel et d’autres renseignements pertinents au recrutement au sein du Syndicat des Métallos;
des renseignements relatifs aux préférences de communication, comme un abonnement ou un désabonnement à l’une ou l’autre de nos listes d’envoi;
tout autre renseignement personnel fourni.

Si vous êtes une personne mineure de moins de quatorze (14) ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès du titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur.

3-Moyens de collecte des renseignements personnels

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit:

directement au cours des prestations de services que nous vous rendons;

par moyens numériques (téléphone, courriel, télécopieur, autres);
lors de votre inscription à notre infolettre par l’intermédiaire de notre site Web;
lors de vos demandes de renseignements par l’intermédiaire de notre formulaire de contact figurant sur notre site Web;
lors de la signature de votre carte d’adhésion en personne ou de manière électronique.

4-Fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis

Vos renseignements personnels seront utilisés conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels et conformément au consentement que vous aurez donné.

Nous pouvons donc utiliser vos renseignements personnels, notamment, mais non limitativement, dans les circonstances suivantes et pour les motifs indiqués, et ce, conformément au cadre défini ci-dessus :

afin de fournir nos services et rencontrer notre devoir de représentation envers nos membres et les salariés visés par une accréditation ainsi que pour la conduite de nos affaires en général, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre nos membres et nous;

afin de remplir nos obligations envers nos salariés dans le cadre de notre relation employeur-employé;
pour répondre à des demandes de renseignements ou à d’autres demandes de personnes qui visitent notre site Web;
à des fins de publicité et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, pour recevoir notre infolettre et des invitations à des conférences et à des évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de telles communications; vous pouvez exiger que ce service cesse à tout moment;
à des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler auprès de notre organisation;
afin de satisfaire et nous conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
afin de détecter et d’aider à prévenir la fraude ou toute autre activité illicite;
à des fins de facturation;
pour la tenue d’archives internes;
pour toute fin permise ou requise par la loi;
afin de mener à bien tout autre objectif qui vous sera divulgué et auquel vous aurez consenti.

5-Communication des renseignements personnels

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous fournissent des services de soutien informatique, infonuagique, de site Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats écrits que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils prennent des mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité de ces renseignements. Nous faisons notamment appel à la plateforme Microsoft 365 qui est un service infonuagique qui regroupe les applications Office, telles que le courriel, la messagerie par clavardage, la collaboration et le stockage « cloud ». Microsoft utilisera vos renseignements pour fournir, dépanner, sécuriser, personnaliser et mettre à jour ses produits. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans l’Énoncé de confidentialité de Microsoft 365. Pour nos cartes d’adhésion en ligne, nous faisons aussi appel à la plateforme Jotform, un service infonuagique de formulaires électroniques et à la plateforme de paiement en ligne Square. Jotform et Square utiliseront vos renseignements pour fournir leurs services au Syndicat des Métallos. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans la Politique de confidentialité de Jotform et dans la Politique de confidentialité de Square.
des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;
nos conseillers professionnels, tels que nos avocats, comptables, fiscalistes, banquiers, actuaires, assureurs, auditeurs, etc.

6-Durée de la conservation des renseignements personnels

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Dans la cadre de nos mandats de représentation devant diverses instances (par exemple : arbitrage de griefs, réclamation auprès de la CNESST, contestation auprès du TAT, plaintes ou autres), nous conserverons les dossiers de nos clients pendant six (6) mois à compter de leur date de fermeture, le tout sous réserve d’instructions à l’effet contraire.

7-Lieu de conservation des renseignements personnels

À titre d’entreprise, le Syndicat des Métallos est notamment assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 (Québec).

Notre site Web est hébergé au Québec. Vos renseignements personnels sont hébergés et traités par des fournisseurs de services tiers dans la province de l’Ontario, du Québec et des États-Unis.

Étant donné notre affiliation à un syndicat international, certains renseignements personnels pourraient être communiqués au Syndicat International des Métallos (United Steelworkers), dont le siège social est situé à Pittsburgh, aux États-Unis. Le cas échéant, ce type de communication ne se fera pas sans évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et toute autre loi applicable.

Nous tenterons toujours de limiter autant que possible toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et, le cas échéant, telle communication ne se fera pas sans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et toute autre loi applicable.

Nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente Politique de confidentialité.

8-Protection de vos renseignements personnels

Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels.

Nous mettons en œuvre les meilleures pratiques de l’industrie pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection en cette matière.

À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, informatiques, techniques ou administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur.

Notamment, mais non limitativement, les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont aussi tenus par contrat de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont communiqués dans le cadre de leurs mandats respectifs.

Tous les employés et/ou officiers syndicaux du Syndicat des Métallos sont régis par leurs obligations légales, notamment, mais non limitativement, soit celles du devoir de loyauté et du devoir de confidentialité, dans le cadre de leur emploi et/ou leurs fonctions syndicales.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des employés et/ou officiers syndicaux tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Seuls les employés et/ou officiers syndicaux qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

9-Droits à l’égard de vos renseignements personnels

Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :

droit d’accès : le droit d’avoir la confirmation de l’existence d’un traitement de renseignements personnels la concernant et le droit d’obtenir la communication de ces renseignements personnels;
droit de rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque que nous détenons;
droit à l’effacement : le droit de nous demander d’effacer, de détruire, de désindexer ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances, le tout sous réserve de nos obligations légales et/ou des exigences de la loi;
droit de retrait du consentement : le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis, et ce, dans les circonstances prévues à la loi;
droit à la portabilité: le droit d’accéder à un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé (N.B. : Ce droit n’entrera en vigueur qu’en septembre 2024.).

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la rubrique ci-après.

10-Responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir d’autres informations, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Syndicat des Métallos
a/s de Nicolas Lapierre, adjoint au directeur québécois des Métallos
565 boul. Crémazie, bureau 5100
Montréal, (Québec) Canada H2M 2V8
info@metallos.ca

11-Mise à jour de la présente Politique de confidentialité

Le Syndicat des Métallos passera en revue et révisera périodiquement ses pratiques en matière de confidentialité et cette Politique de confidentialité. Advenant toute modification, un avis approprié sera affiché sur notre site Web et/ou par tout autre moyen approprié en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

Nous vous encourageons à examiner la présente Politique de confidentialité chaque fois que vous visitez le site Web, le cas échéant, afin de demeurer informé(e) de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Dernière mise à jour : le 1er février 2024.